圖書庫存管理就是對圖書成品的存入和發(fā)出進行管理。圖書管理的目標就是在滿足市場需要的同時又要讓圖書庫存的總成本最小化。精益生產(chǎn)咨詢公司認為出版企業(yè)圖書庫存量過大會占有企業(yè)資源，影響企業(yè)圖書的銷售，所以出版企業(yè)要采用科學的技術(shù)方法，提高對圖書庫存的管理和控制，在滿足市場需求的條件下實現(xiàn)最小庫存的目標。

成本管理

但近年來出版企業(yè)發(fā)生的違法事件說明出版企業(yè)在圖書銷售和庫存圖書管理方面存在較火問題。有的出版企業(yè)銷售人員利用職務(wù)便利。采取更改電腦原始記錄。以退書沖抵發(fā)書數(shù)額的手段，將書款據(jù)為己有。銷售部門業(yè)務(wù)員可以更改電腦記錄隨卷修改圖書銷售記錄和退書清單的記錄。這說明出版企業(yè)圖書銷售和庫存商品管理缺乏有效地機制。具體體現(xiàn)在以下幾方面。

1、財務(wù)部門未建立與客戶定期對賬制度。銷售部門只負責圖書的銷售而不考慮圖書是否及時回款。發(fā)了貨收不回款是出版界普遍存在的問題。出版企業(yè)與銷售商之間缺乏定期對賬機制。不能有效控制發(fā)出商品數(shù)量。全憑銷售商報數(shù)+不能真正掌握銷售商手中的商品銷售情況。

2、銷售部門未及時拔賬。庫存商品賬實不符現(xiàn)象嚴重。銷售人員將商品發(fā)出后沒有及時向財務(wù)部門提交銷售合同及清單需要開據(jù)發(fā)票確認收款時，銷售人員才來報賬。財務(wù)部門只有在收到銷售清單時，才能確認圖書銷售收入、消減庫存。因此。倉儲部門實物與財務(wù)賬不符問題極其嚴重是出版企業(yè)應(yīng)著力解決的問題。

3、圖書的銷售退回沒有及時力攫手續(xù)。退貨不入庫是出版企業(yè)退貨管理存在的最具代表性的問題。退回的貨物不重新辦理入庫，不區(qū)分好壞。仍然混同在發(fā)貨中管理這也是出版企業(yè)賬實不符的原因。特別是有的出版企業(yè)。將以貨與銷售混在一起。用其差額調(diào)整財務(wù)賬面數(shù)。使得庫存管理混亂。

4、缺少一套完善的軟件系統(tǒng)對財務(wù)、銷售和倉儲部門進行管理。在傳統(tǒng)的圖書庫存管理模式下。由于管理手段欠缺造成圖書庫存信息與編輯、出版、發(fā)行等部門嚴重脫節(jié)。對于大中型出版企業(yè)來說。光靠手工管理品種眾多的圖書是不能得到有效控制圖書的銷售與庫存要全面監(jiān)控圖書的銷售與庫存情況。沒有完善的軟件系統(tǒng)支持是做不到的。

那么，圖書庫存管理與銷售中暴露的問題如何來解決呢？5S咨詢公司給我們擬出幾點方法。

（一）嚴控圖書銷售各環(huán)節(jié)，確保書款及時回籠。

圖書銷售管理是出版企業(yè)經(jīng)營活動中的重要環(huán)節(jié)。經(jīng)營成果好壞要靠銷售回款來體現(xiàn)做好銷售與收款環(huán)節(jié)的監(jiān)管對于出版企業(yè)來說至關(guān)重要的，可著重從如下幾方面進行。

1、建立崗位責任制，分離不相容職務(wù)。出版企業(yè)應(yīng)成立崗位責任制。明確銷售人員與財務(wù)人員的相關(guān)職責和權(quán)限。確保銷售與收款業(yè)務(wù)的職責分離并形成相互制約和監(jiān)督。出版企業(yè)應(yīng)將以下不相容職務(wù)予以分離：(1)接受客戶訂單的人不能同時負貴客戶信用等級鑒定和核準付款(2)填制銷貨通知單的人不能同時負責發(fā)出商品工作。(3)開其發(fā)票的人不能同時負責發(fā)票的審核工作；(4)記錄應(yīng)收賬款的人員不能同時負責貨款的收取和退款工作。

2、建立客戶信用審批制度，做好對賬、應(yīng)收賬款管理。出版企業(yè)應(yīng)建立客戶信用審批制度。收集完整的客戶信用資料薄對客戶的資信狀況進行分析，確定每個客戶的信用等級和信用限額，降低回款風險。銷售部門按照銷售政策和信用等級來決定對客戶的賒銷限額。信用管理部門在收到賒銷訂單后。根據(jù)該客戶已賒銷的額度和現(xiàn)在想要賒銷的額度加以匯總，對超出信用權(quán)限的額度予以拒簽。

建立與客戶對賬機制，全面掌握存放在客戶處的庫存商品數(shù)額。

出版企業(yè)應(yīng)設(shè)專人負責出版物的銷售對賬管理工作，財務(wù)部門定期向客戶寄發(fā)應(yīng)收賬教對賬單，并根據(jù)客戶的回函與應(yīng)收賬款明細賬進行核對。通過對賬充分了解客戶的銷售數(shù)量和庫存情況。從根本上控制客戶的存貨量。進一步掌握出版物的市場需求狀況。有利于出版企業(yè)及時調(diào)整出版物的生產(chǎn)規(guī)模和出版方向。同時可以起到督促客戶及時付款的作用。

建立應(yīng)收賬款賬齡分析制度，財務(wù)部門定期編制應(yīng)收帳款賬齡分析表，及時了解應(yīng)收賬款的賬齡、分析潛在回教風險。正確計算應(yīng)收賬款的實際價值。對于長期掛賬無法收回的壞賬+財務(wù)部門要及時以書面形式報告社領(lǐng)導(dǎo)。經(jīng)銷售部門確認確實不能回款的。銷售部門應(yīng)及時提出申請，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批不得盲目確認壞賬損失。對所發(fā)生的壞賬查明原因，追究具體責任人相關(guān)貴任。對報批的壞賬損失應(yīng)及時通知財務(wù)部門進行注銷應(yīng)收賬款，同時沖回計提的壞賬準備。已注銷的壞賬又收回的。財務(wù)部門要及時入賬，嚴禁形成外賬。

(二)建立庫存商品管理制度，加強圖書出入庫管理、建立庫存商品管理制度。確保實物管理到位。倉儲部門應(yīng)建立崗位責任制，設(shè)置專職的出版物保管員，明確崗位職責。對庫存商品入庫、發(fā)貨和銷售退貨等環(huán)節(jié)嚴格把關(guān)。此外。還應(yīng)建立庫存商品清查盤點制度。定期或不定期地對庫存商品進行實地清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)并掌握庫存商品的毀損、變質(zhì)和長斯積壓等清洗。建立銷售退回管理制度。銷售退回的商品必須經(jīng)銷售主管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可執(zhí)行。銷售退回的出版物應(yīng)由質(zhì)量檢查部門的儲運部門認真清點后方可進行再次入庫。倉儲部門應(yīng)在銷貨退回清單上簽字。表明已收到銷售退回的出版物。如有不符。注明入庫的品種和數(shù)量。財務(wù)部門在接到銷貨確認清單后。方可進行銷售退回的賬務(wù)處理。并支付退貨款。

2、加強圖書出入庫管理。為加強出版物入庫管理，倉儲部門應(yīng)嚴格按照圖書實際入庫冊數(shù)、版次、印次等真實資料進行登記。銷售部門對于每一筆發(fā)出的圖書都應(yīng)與銷售商簽訂合同，根據(jù)銷售合同開具銷貨清單，倉儲部門根據(jù)審核無誤的銷貨清單按書名、版次、印次等信息進行發(fā)貨處理。發(fā)貨結(jié)束后。倉儲部門應(yīng)及時反饋銷售部門。同時將銷貨清單提交財務(wù)部門，財務(wù)部門對發(fā)出的圖書應(yīng)根據(jù)發(fā)貨清單進行入賬管理(其中包括已發(fā)貨未回款的賒銷商品的管理)。

3、對外捐贈管理。出版企業(yè)在進行對外捐贈時，應(yīng)由經(jīng)辦部門提出捐贈申請報告?！〕霭嫫髽I(yè)對外捐贈應(yīng)當索取對方的捐贈收據(jù)或確認接受證明。與出版企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批的捐贈報告一起，作為賬務(wù)入賬依據(jù)。出版企業(yè)內(nèi)部審計機構(gòu)對捐贈行為應(yīng)當進行檢查，監(jiān)督相關(guān)人員是否嚴格按照議事規(guī)范執(zhí)行。制止隨意對外捐贈行為。

(三)通過ERP系統(tǒng)實現(xiàn)圖書銷售和庫存的有效管理出版企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身特點。開發(fā)一套適合本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營特點的ERP系統(tǒng)軟件。ERP系統(tǒng)包含了相應(yīng)的銷售管理和存貨管理等模塊。管理人員可以通過計算機的正確、快速響應(yīng)來實現(xiàn)對圖書銷售和庫存的情況進行有效管理。從源頭對圖書選題策劃到投入生產(chǎn)，而后進入銷售和庫存管理等環(huán)節(jié)進行全方位數(shù)據(jù)監(jiān)管。財務(wù)部門只需根據(jù)系統(tǒng)傳送的數(shù)據(jù)信息。全面了解圖書生產(chǎn)、銷售和庫存情況。針對圖書銷售回教和庫存情況，及時反饋給編輯和出版部門據(jù)此安排圖書出版、再版、重印及造貨計劃。

總之，面對市場競爭的需要，面對出版社規(guī)模的增長的需要，通過日常運營管理辦法來控制庫存，降低庫存成本，提高企業(yè)利潤將更為現(xiàn)實。通過圖書生產(chǎn)運營控制優(yōu)化庫存成本，良好的庫存周轉(zhuǎn)次數(shù)、庫存結(jié)構(gòu)將能加快資金回轉(zhuǎn)，必能降低圖書的運營成本，從而節(jié)約企業(yè)成本支出，增加企業(yè)利潤。