5S管理如何運(yùn)用在高校人事檔案中呢？新益為5S管理咨詢公司概述：5S管理是起源于日本的一種優(yōu)秀的內(nèi)部管理方法，其理論與方法在眾多企業(yè)已得到廣泛的應(yīng)用與拓展。將5S管理方法融入高校人事檔案管理工作中，可以使人事檔案管理手段變得具體生動(dòng)，改善檔案管理工作環(huán)境，減少失誤，避免不必要的浪費(fèi)，提高檔案的安全性，提高管理人員的工作積極性和工作效率，使得高校人事管理工作提到提升。

5S管理咨詢

一、5S管理的具體含義

5S管理指的是整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seiketsu）、素養(yǎng)（Shitsuke），因?yàn)槲鍌€(gè)單詞的第一個(gè)字母是“S”，所以統(tǒng)稱(chēng)為5S。

5S管理－整理：區(qū)分物品的用途，去除多余的東西

5S管理－整頓：將物品放在不同的區(qū)域，清楚地標(biāo)記以便于取用

5S管理－清掃：清除垃圾和污染物，防止污染

5S管理－清潔：制定清潔環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)，形成體系

5S管理－素養(yǎng)：養(yǎng)成良好習(xí)慣，提升個(gè)人修養(yǎng)

二、高校人事檔案管理現(xiàn)狀及實(shí)施5S管理的必要性

人事檔案的管理有一定的標(biāo)準(zhǔn)和程序定性工作也是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，資料不斷更新和增加，檔案管理是一項(xiàng)繁瑣而復(fù)雜的工作。

在管理過(guò)程中，檔案資料未及時(shí)歸檔，工作現(xiàn)場(chǎng)堆積了許多未分類(lèi)的檔案資料，過(guò)期或無(wú)用的檔案資料未及時(shí)清除，缺少一些必要的資料；倉(cāng)庫(kù)亂七八糟，工作環(huán)境雜亂無(wú)章，整理已完成和未整理的物料混雜在一起，很難找到；由于材料不完整，提供的信息不準(zhǔn)確。導(dǎo)致搜索時(shí)間長(zhǎng)、浪費(fèi)時(shí)間、工作效率低、工作人員工作量大、工作情緒低落。

那么如何找到改進(jìn)檔案管理工作的方法，激發(fā)檔案管理員的工作積極性，確保檔案資料歸檔及時(shí)、安全有效、取放方便、尋找快捷。找出檔案管理工作中急需解決的問(wèn)題。管理者在環(huán)境優(yōu)化中也注重自身素質(zhì)的提高，自覺(jué)維護(hù)和鞏固良好的環(huán)境，有效減少工作失誤，更有效地提高工作效率。

三、5S管理在人事檔案管理中的實(shí)施

1、正確區(qū)分已使用和未使用的物品并釋放空間

人事檔案管理工作場(chǎng)所分為三類(lèi)：一是存放檔案的檔案柜和檔案盒；二是檔案資料的收集、處理和整理的辦公場(chǎng)所；三是存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的電子文檔。通過(guò)制定不需要的物品的標(biāo)準(zhǔn)和處置方法，將大量過(guò)時(shí)的、未使用的、重復(fù)性的材料、工具等從工作場(chǎng)所徹底清除，騰出大量空間。

2、建立清晰明了的標(biāo)識(shí)體系

為提高工作效率，保證環(huán)境安全，方便查找，建立了清晰明了的標(biāo)識(shí)制度，統(tǒng)一清晰地標(biāo)識(shí)了檔案工作的各個(gè)領(lǐng)域。

3、建立定期檔案收集整理制度

檔案材料具有時(shí)效性，必須及時(shí)準(zhǔn)確地收集歸檔。通過(guò)制定收料清單，明確收料日期和備案材料明細(xì)，使每位員工都能及時(shí)、準(zhǔn)確地上交材料，大大縮短了材料收集周期，提高了準(zhǔn)確率收，避免了無(wú)用材料交上來(lái)有用的材料卻沒(méi)上交的現(xiàn)象，減少了工作人員的工作量。

4、文件放置位置固定，取放方便

按照5S管理整頓中“方便拿出，容易放回”的原則，除建立標(biāo)識(shí)制度外，所有常用物品必須在指定位置的檔案放置透明、檔案以通透易取的形式放置，加快工作速度，減少搜索時(shí)間，并確保文件的重置。

5、營(yíng)造寬敞明亮的工作環(huán)境

檔案館的工作環(huán)境應(yīng)滿足檔案存放的要求，如溫度、濕度、防火、防盜、防塵、防潮、防霉等，同時(shí)還要適合工作的工作心理的人員。所以要改造環(huán)境，比如增加采光，改用明色度的窗簾，改善通風(fēng)條件，重新粉刷墻壁，安裝溫濕度計(jì)等?？傊?，目的是讓管理者感到舒適、寬敞、明亮。

6、建立嚴(yán)格的清潔制度

除了硬件改進(jìn)和布局調(diào)整外，嚴(yán)格的清潔制度也是必不可少的。5S管理中的清潔清掃，不僅是指頻繁的清潔，更要形成一個(gè)制度。因此，建立崗位責(zé)任制，確保工作整潔、干凈。

將5S管理納入人事檔案管理，起到了規(guī)范人事檔案工作流程、改善工作環(huán)境、提高檔案安全、減少浪費(fèi)、提高工作效率的作用，從而起到更好地推廣。5S管理工作的實(shí)施是一項(xiàng)長(zhǎng)期、艱巨、細(xì)致的工作，需要領(lǐng)導(dǎo)重視。全員參與需要通過(guò)制定激勵(lì)措施、制定相應(yīng)的指導(dǎo)文件、培訓(xùn)宣傳、監(jiān)督檢查等方式落實(shí)。

5S管理如何運(yùn)用在高校人事檔案中呢？以上就是新益為5S管理咨詢公司的相關(guān)介紹，做好企業(yè)的5S管理工作就是為精益生產(chǎn)管理活動(dòng)打下基礎(chǔ)，讓精益生產(chǎn)管理在企業(yè)中發(fā)展有一個(gè)良好的前提。