新益為5S咨詢公司概述：隨著計算機技術(shù)在我國的不斷發(fā)展，設(shè)備自動化、辦公電腦化成為目前工作的主流。但是在電腦辦公中，由于辦公文檔管理不合理導(dǎo)致工作效率降低、重要文件流失的案例不在少數(shù)。由此，我們可將廣泛運用于企業(yè)的5S管理運用到辦公文檔管理中，提高辦公效率。

辦公文檔5S管理

5S管理起源于日本，是國際上較流行的一種先進的企業(yè)現(xiàn)場生產(chǎn)管理方法，其目的是保證企業(yè)能夠以最高效最節(jié)約的方式生產(chǎn)。將其運用到辦公文檔的管理中，能夠提高辦公人員的工作效率，分析辦公中遇到的問題，造成效率低下的原因，制定防治對策顯得尤為重要。5S管理應(yīng)用到辦公電腦的文件管理具有一定的現(xiàn)實意義。

一、辦公文檔5S管理之整理

把有用與無用的文件分開，再把硬盤中不需要的文件清理掉。

1、把有用的文件包括最近正在使用的軟件，以及自已制作的文檔、圖片、視頻錄像等等；

2、把無用的文件識別出來并刪除，其中不太好分辨的如確定不用的文件，不確定有什么用處的文件，均直接刪除，在5S管理中有一個重要的原則就是沒有標(biāo)識的產(chǎn)品是不合格產(chǎn)品以垃圾處理。既然不知道是干什么的，就毫不猶豫地刪除。

二、辦公文檔5S管理之整頓

把需要的文件定量定位，以便用最快的速度取得所需，在最有效的規(guī)則習(xí)慣和最簡捷的流程下完成工作。其要點是文件存放要有固定的盤符和區(qū)域以便于尋找，存放區(qū)域要科學(xué)合理，文件存放達到目視化，存放不同文件的區(qū)域采用不同的文件名加以區(qū)別。即先把軟件和資料分開，一般把軟件存放在D盤，資料存放在E、F盤。

1、對軟件進行分類。安裝文件確定后存放在軟件的文件夾，安裝以后的文件，默認安裝以后的文件存放在Program文件里，按軟件的用途一般分辦公軟件和系統(tǒng)軟件；

2、對文檔資料分類。分類原則按照時間和空間進行，便于尋找和以后處理失效的文件。一個文件夾存放50個以內(nèi)的文件數(shù)是比較容易瀏覽和檢索的。

三、辦公文檔5S管理之清掃

將電腦保持在無垃圾文件、系統(tǒng)干凈、桌面整潔的狀態(tài)。

1、發(fā)揮快捷方式的便利。訪問比較頻繁的文件或文件夾，可以右擊選擇“創(chuàng)建快捷方式到桌面”即可省去大量尋址的時間，又可避免系統(tǒng)崩潰對文件的危害；

2、及時處理電腦系統(tǒng)因運行而產(chǎn)生的垃圾文件。清理垃圾文件可以借助一些輔助工具，如360安全衛(wèi)士、優(yōu)化大師等。

四、辦公文檔5S管理之清潔

將我的電腦（計算機）中的文件經(jīng)過整理、整頓、清掃三個環(huán)節(jié)后，就感覺電腦中的文件井然有序，一目了然。建立完善的結(jié)構(gòu)規(guī)范化地命名周期性地歸檔，這樣可以避免尋找文件浪費時間，大大提高工作效率。在使用中要養(yǎng)成良好的習(xí)慣，使你電腦里的文件始終保持有條理，有秩序。

1、下載軟件時，要放在策劃好的分類里，并給軟件起一個能夠識別的名字；

2、安裝軟件時，要安裝在合適的位置，并且記住這個位置。卸載軟件后要到軟件安裝的地方將目錄徹底刪除。

五、辦公文檔5S管理之素養(yǎng)

素養(yǎng)是比清潔更高的要求，其目的是要用上面的一套管理思想來對待任何新的文件資料處理所有需要整理和存放的資料，進而逐漸養(yǎng)成習(xí)慣，形成高效有序的工作作風(fēng)，這就是素質(zhì)的提高。